¿No sabes cómo escribir una carta oficial correctamente? En el artículo aprenderás los secretos y las reglas para escribir cartas oficiales en inglés, así como comprenderás su estructura y contenido.
Con la aparición del correo electrónico, las cartas en papel parecen haber perdido su popularidad. Sin embargo, no puede prescindir de ellas en absoluto – hasta que necesites escribir una carta de presentación para tu currículum, establecer contacto con un socio potencial o, por ejemplo, presentar una queja ante el banco.
En cualquiera de estos casos, es importante que tu carta cause el efecto deseado en el destinatario. Para que pase esto, la carta debe ser:
- hecha correctamente
- breve, pero llena de información
- escrita sobre el caso
- escrita gramáticamente correcta
- cortés, incluso si es una queja o un reclamo
Si estás respondiendo a una carta, presta atención a cómo está hecha y qué expresiones se utilizan en ella. A su vez, trata de cumplir con el nivel especificado tanto al seleccionar frases como en los estándares de formato. Si te resulta difícil comprender las reglas de escribir una carta comercial por tu cuenta o necesitas ayuda con el diseño, te recomendamos que te inscribas en curso online de inglés de negocios. Nuestros profesores explicarán claramente todos los puntos que no entiendes.
Estructura de la carta oficial
En inglés hay una serie de reglas para escribir una carta oficial. Consejo general: trata de escribir de manera simple, clara y concisa.
Dirección
La dirección del remitente (sin nombre) generalmente se escribe en la esquina superior derecha.
Correo electrónico y número de teléfono no son necesarios aquí, pero están permitidos.
La dirección del destinatario está a la izquierda, debajo de la dirección del remitente.
Fecha
La fecha se puede colocarla a la izquierda o derecha debajo o encima de la dirección del destinatario.
El formato de fecha también es bastante flexible. Por ejemplo, “7 de abril de 2016” puede escribirse como 7 April 2016, 7th April 2016, 7/4/16 o 07/04/16. Pero no olvides que en los Estados Unidos y el Reino Unido, las fechas se escriben de manera diferente (en los Estados Unidos, primero escriben el mes, luego la fecha: April 7, 2016). Para evitar confusiones, se recomienda escribir el nombre del mes en palabra.
Apelación
- Si no sabes el nombre del destinatario, usa Dear Sir or Madam. Pero si tienes tal posibilidad, trata de averiguar el nombre del destinatario: de esta manera es mucho más probable que preste atención a tu carta.
- Si conoces el nombre del destinatario, utiliza la apelación apropiada y el apellido. Por ejemplo, Dear Mr Johnson, si la carta está dirigida a un hombre; Dear Mrs Johnson – si es una mujer casada; Dear Miss Johnson – si es soltera.
- Últimamente, muchos consideran incorrecto enfatizar el estado civil de una mujer. Si le escribes a una mujer y no sabes qué tipo de tratamiento prefiere, es mejor usar la forma neutral Ms: Dear Ms Johnson
- Si el destinatario tiene un título académico, úsalo: Dear Dr. Huxley; Dear Prof. Atkinson.
Presta atención a la puntuación: en el inglés británico moderno, no hay un punto después de Mr/Mrs/Ms, pero hay una coma al final de la apelación:
Dear Mr Smith,
En inglés estadounidense se usa el punto después de Mr/Mrs/Ms, y dos puntos al final de la apelación:
Dear Mr. Stevens:
Asegúrate de deletrear el nombre del destinatario correctamente. Nada hace mala la impresión como errores o errores tipográficos en el nombre.
Finalización de la carta
- Si no conoces el nombre del destinatario, cierra la carta con Yours faithfully.
- Si conoces el nombre, se suele terminar la carta con la frase Yours sincerely.
- Tu firma.
Deja una línea para firmar, debajo escriba su nombre y apellido. Entre paréntesis puedes indicar qué tratamiento prefieres:
Olga Smirnova (Ms)
Contenido general de una carta oficial
- El primer párrafo debe ser breve y reflejar el objetivo de la carta – solicitud, queja, propuesta, etc.
- Los párrafos en el medio contienen información que explica el propósito de la carta. Se suele escribir cartas oficiales en inglés de manera concisa, así que trata de escribir con moderación y al grano, evitando detalles innecesarios.
- El último párrafo debe indicar qué acciones esperas del destinatario: devolver el dinero por los bienes, proporcionar información, etc.
Estilo de una carta oficial
Es importante utilizar el estilo y el tono de lenguaje correctos en la carta oficial. Por lo tanto, debes evitar:
- expresiones coloquiales y jerga
- frases cortas (I’m; it’s; don’t, etc., usa formas completas)
- palabras cargadas de emoción – terrible (terrible), rubbish (tonterías), etc.
Siempre mantén un tono cortés y respetuoso, incluso al escribir una queja o reclamo. En inglé se usan a menudo los verbos modales would, could y should para dar un tono oficial. Por ejemplo, en lugar de “Please send me…” (“Por favor envíeme …”) puedes escribir: “I would be grateful if you could send me…” (“Estaría agradecido si podría enviarme … “).
Intenta no usar frases verbales (son adecuados, más bien, para el estilo coloquial). En lugar de go on (continuar), es mejor escribir continue, en lugar de turn down (rechazar) – decline o refuse.
Evita las construcciones largas y las palabras de cuyo significado no estás seguro. Intenta escribir con frases claras y no ambiguas.
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